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Conservation des dossiers médicaux par les médecins exerçant à titre libéral en cabinet "de ville"

La loi du 4 mars 2002 sur les droits des malades et la qualité du système de santé a ramené la prescription en matière de responsabilité médicale de 30 ans à 10 ans.

L’article L 1142-28 du Code de la Santé Publique indique désormais : « Les actions tendant à mettre en cause la responsabilité des professionnels de santé ou des établissements de santé publics ou privés à l’occasion d’actes de prévention, de diagnostic ou de soins se prescrivent par dix ans à compter de la consolidation du dommage. »

  • La durée de conservation des dossiers médicaux est directement liée à cette disposition. En effet, en cas d’action en responsabilité médicale, les moyens de preuve dont le médecin dispose pour sa défense se trouvent essentiellement dans le dossier du patient.

En ce sens, l’archivage des documents pendant au moins 10 ans est hautement souhaitable, tant pour la continuité des soins et l’information du patient que dans l’intérêt du médecin. Il faut cependant être conscient que la consolidation du dommage peut intervenir longtemps après l’acte médical considéré comme étant à l’origine du dommage. Le délai de dix ans durant lequel il est conseillé de conserver les dossiers est donc un strict minimum.

  • Les dossiers peuvent être conservés soit au cabinet médical, soit au sein d’une société spécialisée dans l’archivage. Dans ce dernier cas, il convient cependant d’être très prudent quant aux modalités pratiques de conservation et d’accès aux informations car l’obligation au secret médical demeure.

L’article L 1111-8 du Code de la Santé Publique, issu de la loi du 4 mars 2002, prévoit la possibilité de « déposer les données de santé à caractère personnel recueillies ou produites à l’occasion des activités de prévention, de diagnostic ou de soins auprès de personnes physiques ou morales ». Ces dernières doivent être agréées et l’hébergement de données ne peut avoir lieu qu’avec l’accord exprès des patients concernés. Le décret prévoyant les conditions de l’agrément étant paru tout récemment, il est encore difficile, à l’heure actuelle, de recourir à ce type de procédé pour la conservation des dossiers.

  • Passé le délai de 10 ans mentionné ci-dessus, le médecin qui souhaite se débarrasser du dossier médical devra le détruire (et non simplement le jeter).
  • En cas de départ à la retraite, les dossiers dont le médecin est détenteur doivent être soit transmis à son successeur, soit conservés par lui-même, soit remis à une société d’archivage dans les conditions précédemment énoncées.

La solution idéale consiste toutefois certainement dans l’envoi d’un courrier à tous les patients, leur proposant d’adresser le dossier au confrère qu’ils auront choisi pour assurer la continuité des soins.

  • Enfin, s’agissant des conditions dans lesquelles les documents sont conservés, il convient d’être, là aussi, très vigilant et en particulier de tout mettre en œuvre pour qu’aucune indiscrétion ne puisse être commise, la responsabilité du médecin pouvant être recherchée dans ce cas.

N.B. : les dossiers médicaux des mineurs doivent être conservés pendant dix ans après leur majorité puisque c’est le délai dont ils disposent pour engager une action en responsabilité civile (article 2252 du Code civil). Lorsque le mineur a été victime de violences, d’agression(s) sexuelle(s) ou de tortures et actes de barbarie, ce délai est porté à vingt ans au-delà de la majorité. Le dossier médical pouvant contenir des éléments de preuve déterminants, il est souhaitable que dans une telle situation sa durée de conservation soit alignée sur celle du délai de prescription.

Les résultats d’examen des caractéristiques génétiques d’une personne à des fins médicales sont également un cas particulier : le consentement écrit de l’intéressé, les doubles de la prescription de l’examen et des comptes rendus d’analyses de biologie médicale commentés et signés doivent être conservés par le médecin prescripteur dans le dossier médical de la personne concernée pendant au moins trente ans (art. R. 145-15-15 du Code de la santé publique).

D’autres règles sont applicables aux dossiers constitués à l’occasion d’une hospitalisation dans un établissement de santé public ou privé. L’article R. 1112-7 du Code de la santé publique, issu d’un décret du 4 janvier 2006, prévoit que le dossier doit être conservé pendant au moins 20 ans à compter de la date du dernier séjour de son titulaire dans l’établissement ou de la dernière consultation externe en son sein (des délais particuliers sont prévus pour les mineurs et les personnes décédées moins de dix ans à compter de leur dernier passage dans l’établissement).

Mis a jour le 6 janvier 2017