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Les modalités de conservation des dossiers médicaux, notamment sur des supports numériques

Les modalités de conservation des dossiers médicaux, notamment sur des supports numériques

On ne peut envisager que des dossiers médicaux soient archivés sur disquette ou disque dur. Leur faible capacité de stockage et leur fragilité s’opposent à ce qu’ils soient utilisés pour un archivage à long terme.

L’archivage des documents informatiques soulève la question de la valeur probante des documents numériques.

Une décision de la Cour de cassation (Civ. 2, pourvoi n° 07-17622) du 4 décembre 2008 a apporté des précisions : « Lorsqu’une partie n’a pas conservé l’original d’un document, la preuve de son existence peut être rapportée par la présentation d’une copie qui doit en être la reproduction non seulement fidèle mais durable (articles 1334 et 1348 du code civil) ;

L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document. ».

Cette notion de fidélité et de durabilité a été traduite par le critère fonctionnel global « d’intégrité ». L’intégrité d’un document numérique peut être assurée, en pratique, par différents moyens techniques :

- copie fidèle

Elle doit visuellement se présenter comme l’original avec les indications du papier à en-tête et la signature de l’expéditeur.

Il convient d’opter pour des systèmes de stockage optique, horodaté, non réinscriptibles (WORM) ou disques magnétiques, rendus non réinscriptibles à l’aide d’un logiciel.

copie horodatée : le document n’a de valeur que si la preuve est apportée qu’il a été créé et stocké sous forme numérique au jour de son établissement.

- copie durable

Les documents doivent rester lisibles très longtemps. Il convient d’opter pour les formats électroniques standardisés (basés sur XML, PDF ou TIFF (pour les images)). Quand les documents archivés ne sont plus conformes, il peut être nécessaire de les convertir.

Le support utilisé pour l’archivage doit lui aussi offrir des garanties de pérennité. Les supports non gravés, CD et DVD, n’offrent pas de garantie de pérennité.

Le disque optique numérique non réinscriptible est la solution à privilégier. La pérennité des informations contenues sur un disque optique en général et sur un disque optique non réinscriptible en particulier, est actuellement estimée à 10 ou 30 ans, selon les produits ; en ce qui concerne les supports en matière plastique ; elle serait de l’ordre du siècle pour ce qui est des supports en verre.

Une autre solution consiste à confier les dossiers médicaux informatisés à une société agréée pour l’hébergement des données de santé.

Par ailleurs, l’article 204 de la loi n° 2016-41 du 26 janvier 2016 relative à la modernisation de notre système de santé prévoit que : « I. - Dans les conditions prévues à l’article 38 de la Constitution et dans un délai de douze mois à compter de la promulgation de la présente loi, le Gouvernement est autorisé à prendre par ordonnances les mesures d’amélioration et de simplification du système de santé relevant du domaine de la loi visant à : 5° Simplifier la législation en matière de traitement des données de santé à caractère personnel et visant à : (…) d) Encadrer les conditions de destruction des dossiers médicaux conservés sous une autre forme que numérique quand ils ont fait l’objet d’une numérisation et préciser les conditions permettant de garantir une valeur probante aux données et documents de santé constitués sous forme numérique ».

Publié le 1er juillet 2016